Juhi oma elu nagu projekti: projektijuhtimise kunst igapäevaelus
- Anna Latõševa
- 32 minutes ago
- 6 min read
Kas oled mõelnud, et elu toimib nagu üks suur projekt? Piiratud aeg, ressursid, riskid, eesmärgid ja osapooled – sõbrad, pere, õppejõud, kolleegid. Täpselt nagu igas projektis.
Projektijuhtimise põhimõtteid, mida õpime ülikoolis, saab rakendada ka isiklikus elus Need aitavad muuta tegutsemise teadlikumaks ja eesmärgipärasemaks.
Miks on elu kui projekti mõtlemine kasulik?
Kui hakkame elu nägema kui projekti, muutub ka tegutsemine sihipärasemaks. Me planeerime teadlikumalt, hindame oma valikuid realistlikumalt ja suudame paremini jälgida, kuidas liigume oma eesmärkide suunas. PMI 2018 raport näitas, et Championi organisatsioonid, kes lõpetavad üle 80% projektidest õigel ajal ja eelarves, saavutavad 92% edu, samal ajal kui teistel vaid 32%. (PMI 2018)
Kui suunad oma energia läbimõeldult ja järjepidevalt, suureneb tõenäosus, et saavutad soovitud tulemuse. Ja mis veelgi olulisem – saad tunda rahulolu, sest juhid oma elu, mitte ei lase sel lihtsalt kulgeda.
Rutiin vs projekt
Rutiin on see, mida teeme automaatselt – käime loengus, sööme, magame. Projekt aga on teadlik tegevus, millel on eesmärk ja tulemus. See ei pea olema midagi suurt; ka väiksemad ettevõtmised, mis pakuvad sulle tähendust ja rõõmu, on projektid. Kui otsustad näiteks korraldada oma sünnipäeva, planeerida trennitsüklit, koguda raha reisiks või parandada uneharjumusi, juhid sa tegelikult väikest, aga olulist projekti.
Igal projektil on eesmärk, mis on kooskõlas ettevõtte väärtuste ja tulevikuvisiooniga. Ka isiklik siht toimib paremini, kui tead, miks see sulle oluline on. Võta enne uue eesmärgi seadmist hetk eneseanalüüsiks: mis sind motiveerib ja kuhu tahad areneda?
See võib olla lihtne viieminutiline jalutuskäik või päevikumõte, kuid sellest võib kasvada välja omaette projekt – eneseavastamise teekond, mille eesmärk on proovida uusi asju ja samm‑sammult tuttavaks saada iseendaga, õppides mõistma, kes sa praegu oled. Kui oled vähemalt kuidagi projektijuhtimisega tegelenud, oled kuulnud nendest põhitõdedest: siin on mõned võtmetõed, mida saad oma isiklikus eluprojektis kohe kasutada.
1. Ressursside audit – Kaardista oma varud
Enne projekti alustamist mõtle, millised ressursid sul juba olemas on – näiteks joogamatt, värvid ja pintslid, mis ootavad juba aastaid oma hetke, või hea raamat. Võib-olla on sul sõber, kes inspireerib sind või oskab pakkuda nõu – ka inimesed on väärtuslik ressurss.
Vaata oma varusid ja hinda, mida vajad juurde: raha, aega või lihtsalt rohkem und ja energiat. Sageli unustame, et suurim investeering on meie enda heaolu – sealt tuleb kogu projektienergia. Kui oled näiteks väsinud või läbipõlenud, pole tark kohe uut äri alustada – ehk tasub hoopis pühendada kuu taastumisele ja oma energiavarude täitmisele.
2. SMART eesmärgid ja riskid
Hea eesmärk on SMART – konkreetne, mõõdetav, saavutatav, asjakohane ja ajaline. Selle asemel, et öelda lihtsalt „tahan olla õnnelikum“, sõnasta see täpsemalt: „võtan iga päev 10 minutit, et jalutada või teha midagi, mis rahustab ja toidab mu vaimu“. See muudab eesmärgi mõõdetavaks ja saavutamiseks realistlikuks.
4 nippi, mis aitavad sind:
Mõtle kohe läbi, millised on sinu projekti riskid. Mis juhtub, kui sa seda ei tee? Näiteks: kui ma ei käi trennis, väheneb mu energia, hoolin vähem oma kehast ja jään ilma sellest ägedast enesetundest, mis tekib pärast trenni – samuti võib peas tiksuda süütunne, et ma jälle ei läinud.
Pane endale selge tähtaeg ja väike preemia – näiteks, kui suudad kuu jooksul oma plaani järgida, tee endale midagi mõnusat, kasvõi üks vaba õhtu ilma kohustusteta.
Kirjuta üles ka realistlikud varuplaanid. Näiteks luba endale viis puhkepäeva viiekümnest treeningpäevast – alati võib ette tulla ootamatusi, nagu halb enesetunne või mõni üritus. Kui plaan on paindlik, on seda lihtsam järgida ja see püsib pikemalt.
Pane oma projektile nimi – see loob raami ja fookuse. Väike, aga selgelt sõnastatud eesmärk annab tunde, et juhid midagi päris ja olulist.
3. MVP ehk väikeste sammude strateegia
Projektijuht teab: enne kui ehitad täissüsteemi, loo minimaalne versioon – MVP. Sama kehtib ka elus: sa ei pea kohe oma harjumusi täielikult ümber pöörama.
Autori kogemuslugu:
Üks peamisi põhjuseid, miks inimesed oma väljakutsed pooleli jätavad, on see, et need pole piisavalt paindlikud. Olen kogenud, et kõige raskem on alustada siis, kui eesmärk tundub liiga suur. Näiteks sammude puhul: kui seadsin eesmärgiks kõndida iga päev 10 000 sammu ja üks päev jäi vahele, tundus kogu plaan kohe mõttetu. Kui aga muutsin sihi paindlikumaks – keskmiselt nädalas 10 000 sammu päevas – muutus see hoopis mänguliseks ja kergemini järgitavaks. Väikesed võidud motiveerisid rohkem kui ideaalne järjepidevus.
Sama kogemus kordus treeningutega. Seadsin endale miinimumi: kaks trenni nädalas, kuid jätsin vabaduse valida – kas jõusaal või 15-minutiline YouTube-i treening. Tulemuseks oli see, et tegin rohkem, mitte vähem, sest surve asemel tekkis tahtmine tegutseda.
MVP põhimõte õpetas mind, et edu ei tule suurtest hüpetest, vaid järjepidevatest väikestest sammudest. Kui võtad eesmärgid realistlikult ja lubad endal areneda tempos, mis sobib sulle, muutub protsess rõõmuks, mitte pingutuseks.
4. Agile ja sprintide mõtteviis
Agile projektides jagatakse töö lühikesteks sprintideks, et keskenduda kindlale eesmärgile. Sama saab teha elus – näiteks keskendu kaks nädalat ainult une parandamisele või eksamisessiooni planeerimisele.
Pärast sprinti tee väike retrospektiiv: mis toimis, mis mitte? See aitab elus reflekteerida ja pidevalt oma süsteemi täiustada.
5. Hoia pilk oma ressurssidel
Pea meeles, et energia pole lõputu varu. Sellel on nii väljaminekud kui ka sissevoolud. Kui ohverdad une, väheneb ka jõud oma teiste eesmärkide saavutamiseks. Sageli tekib petlik tunne, et saad öösiti rohkem tehtud ja võidad aega, kuid tegelikult võtad selle laenu oma energiakontolt. Lühiajaliselt võib tunduda, et oled produktiivsem, kuid pikemas plaanis viib see energia pankrotti – väheneb keskendumine, loovus ja motivatsioon. Mõtle, mis tegevused aitavad sind päriselt laadida – kas see on sport, jalutuskäik, loov tegevus või aeg sõpradega.
Samamoodi tasub hinnata riske. Küsi endalt: „Mis juhtub, kui ma seda ei tee?“ Sageli on tegevusetuse hind suurem kui tegutsemise risk.
6. Hoia fookus õigel hetkel
Kõike ei saa korraga teha – ja see on täiesti normaalne. Nagu projektides on backlog, võiks ka elus olla nimekiri sellest, mis on oluline praegu ja mis võib oodata. Fookus annab energiat, hajutamine võtab seda ära.
Võta üks eluvaldkond – näiteks tervis, õppimine, suhted või rahandus – ja sea sellele kuu fookus. Kui see edeneb, saad edasi liikuda järgmise juurde.
Mõnikord on aga just hajutamine vajalik: väiksed sammud igas valdkonnas aitavad hoida tasakaalu ja vältida läbipõlemist.
Win-win strateegia ja energia tasakaal
Otsi lahendusi, mis toetavad korraga mitut eesmärki. Näiteks mine koos sõbraga trenni – hoolitsed nii tervise kui ka suhete eest. See kasvatab motivatsiooni ja loob tunde, et teete midagi koos. Nii saad justkui oma projekti kaasinvestori – keegi, kes panustab sinu eesmärki oma energia ja kohaloluga, ning ühine vastutus muudab kogu teekonna palju lõbusamaks ja püsivamaks.
Hea projektijuht mõtleb süsteemselt: kuidas kasutada ühte ressurssi mitme eesmärgi toetuseks.
7. Tagasiside ja retrospektiiv
Nagu iga projekt vajab analüüsi, nii vajab ka elu regulaarset enesevaatlust. Sea kord kuus väike "koosolek" iseendaga: kas liigun õiges suunas, kas ressursid on tasakaalus, kas eesmärk on ikka relevantne?
Kui vaja, muuda suunda. Ja ära karda tunnistada, kui mõni projekt tuleb ametlikult sulgeda – ka lõpetamine on osa edust.
8. Projekti muutmine ja lõpetamine
On täiesti normaalne, kui eesmärgid aja jooksul muutuvad. Mõnikord saad aru, et plaan on liiga suur või liiga lihtne – ja see on okei. Oluline on kohandada eesmärk vastavalt sellele, kus sa hetkel oled, mitte jääda kinni algsesse ideesse.
Kui otsustad projekti lõpetada enne tähtaega, märgi siiski ära, mida juba saavutasid. Pane oma mõtted kirja, tee fotosid „enne ja pärast“ või jaga tulemust sõpradega. Näiteks kui su projekt oli kokkamise väljakutse, kutsu sõbrad õhtusöögile ja näita, mida oled õppinud.
Ja kui projekt saab läbi, mõtle, kuidas tulemusi hoida. Kui sinu eesmärk oli parem füüsiline vorm, siis uus „järelprojekt“ võiks keskenduda selle säilitamisele – näiteks regulaarne liikumine, tervislikum toitumine või mõni uus tegevus, mis toetab sama eesmärki.
9. Projektijuht iseendana
Elu kui projekt tähendab, et sina oled selle projektijuht. Sa ei kontrolli kõiki muutujaid, aga saad juhtida prioriteete, tempot ja eesmärke.
Nii muutub elu mitte lihtsalt toimetamiseks, vaid teadlikuks juhtimiseks. Ja see ongi suurim väärtus, mida projektijuhtimise põhimõtted sulle anda saavad.
Hea projekti stardipunkt võib olla midagi mängulist ja kergelt alustatavat – näiteks vaimse tervise bingo, kus saad märkida väikseid enesehoiu tegevusi, nagu jalutuskäik looduses, sõbrale helistamine või üks digivaba õhtu. Seda saab teha vaimse tervise kuu raames või hiljem, kui tahad teadlikumalt enda heaolu toetada. Bingo lehe leiab peahoone fuajees või saab selle alla laadida PDF-failina.
Samuti tasub osa võtta vaimse tervise üritustest – need võivad anda inspiratsiooni, uue vaatenurga ja ehk isegi järgmise suure isikliku projekti idee. Nii, nüüd ongi aeg korraks hinge tõmmata ja küsida endalt: mis võiks olla minu järgmine projekt
Comments